こんにちは、広報の大倉千代子です。
新型コロナウイルスの国内感染の拡大を防ぐため、政府の要請を受けて全国各地の小中高校で一斉に臨時休校がはじまりました。多くの企業は、在宅勤務や時間差通勤、イベント中止・延期、業務内容を縮小するといった対応をとっています。SSTでも早い段階より在宅勤務と時間差勤務を推奨しています。さらに、休校の期間が長引くことを考慮し、お子さんがいるメンバー同士で意見交換をしながら自社にマッチした対応方法を今もなお模索を続けています。
そこで、本日は改めてSSTの在宅勤務について紹介します。 これから在宅勤務を取り入れる企業や担当の方、既に在宅勤務を実施している方のヒントになれば幸いです。
なにより、この事態が早期終息しますように。
全社向けに取り組んだこと
新型コロナウイルス感染拡大を防ぐために、社内では以下の事を推奨しています。総務がリードして全社向けに呼びかけを行いました。 細かい対応は、各部署や現場で話し合い、判断し、工夫するといったスタンスです。 先日、調べた状況では社内の半分くらいが在宅勤務でした。
- 在宅勤務＆時間差通勤を強く推奨
- 体調に違和感があるメンバーは出社を控える
- 自社主催イベントの中止/延期
- 打ち合わせはできる限りオンライン会議で行う
※対応方針の詳細はこちら↓
在宅勤務の導入背景や制度
SSTにおける在宅勤務の導入背景や制度についてお話します。
はじまりは、2011年の東日本大震災から積極的に在宅勤務の環境や制度を導入しました。それから、自然災害や出社が困難な状況において負荷なく活用できるように整備してきました。 例えば、事前申請などは不要です。ただし、社外にPCを持ち出すための規則や運用ルールは徹底しています。唯一ある条件としては、所属部署内での信頼関係やコミュニケーションが構築できていることが大前提です。
また、昨年からは東京2020オリンピック・パラリンピックの「2020TDM推進プロジェクト」への参加を通じて、これまで以上に社員のより柔軟なワークスタイルの実現に挑戦しています。
これまでのメンバーの活用方法もご覧ください。
活用しているシステム
- コミュニケーションツール（チャット、音声・動画通話）
- Slack、Google Hangouts Meet
- オフィススイート（共同編集）
- G Suite
- その他
- wiki、GitHub、自社開発システムなど
セキュリティ対策
SSTのセキュリティ担当が、メンバーの要望を汲み取り、きめ細かい調整を行いながら日々対応をしています。社内に気軽に相談できるコンシェルジュがいるのは心強いです。
- PCの持ち出し
- 会社からの貸与ノートPCのみを利用（持ち出しの場合はプライバシーフィルタ利用）
- ウイルス対策ソフト定義ファイルの更新、OSならびに各種ソフトウェアの更新
- SSD全体の暗号化
- ネットワーク
- VPNの利用
- スマホ
- BYOD（一定ルールを満たした個人端末を一部業務で利用）
SST式在宅勤務の工夫
各部署によって職務が違うので、どういう環境でどういう条件であれば快適に業務を遂行できるかは自ら考えて行動するのがSST式です。
そこで、各部署の工夫を紹介します。
雑談でちょっとしたことを埋めよう！
東京診断グループのコツ
在宅勤務が続くと不足しがちな、何気ないコミュケーションを雑談ベースで行うための部屋を作りました。 Slackのcall機能（音声+ビデオ通話）を活用して、業務の合間に雑談に任意参加するというゆるい雰囲気のものです。 ちょっとした相談やチャットで文字に起こすまでには至らないことを伝えることで、気持ち的にも楽にコミュニケーションが行えるようにしたいという思いがあります。
診断は複数人で連携して進める業務なので、日頃のコミュニケーションは雑談を含めて重要なのです。 基本的には画面に向かって黙々と作業することが多いので、お互いの顔を映して声を聞きながら雑談することは寂しさも吹き飛んで、気分転換になっています。
さぼってない？という不安はない
広報グループのコツ
在宅勤務同士だとお互いの姿が見えないので、さぼっているのではないかという心配は生まれて当然だと思います。 在宅勤務に限らず、そもそもの業務に関する方針と業務の進捗を共有する仕組みが重要だと考えます。 広報グループでは、少人数で複数の施策を同時に進めていることが多いので、基本的に施策ごとに責任者をひとり立てて最後まで遂行する方針です。 つまり、責任者を信用して完全に任せるというものです。 業務の進捗は、タスク管理ツールを活用しています。行き詰まったり、手が足りない時などは、相互に協力し合いながら進めています。 在宅勤務が続いたとしても、さぼるかどうかが問題にならない環境をつくることが大事かなと思います。
メンバーのワークスペースを紹介！
メンバーに聞いてみた！
在宅勤務のメリット
- 音楽をスピーカーで流して歌いながら仕事できる。
- 床に寝転がりながら仕事できる（坐骨神経痛持ちなので椅子に座り続けるとツライ...）。
- 自分好みに集中しやすい環境づくりができる。
- エアコンの温度が自分好みに調節できる。
- 通勤時間がないので、いつもより早い時間から仕事ができるし、仕事終わったら即おうちなのでうれしい！
- 家にずっといれる。
- すっぴんでいいし、マスクを常時つけなくてもいい。
- 家にあるものでランチを済ませられる。
- 休憩時間に晩ご飯の準備や家事ができる。
- こどものダラダラ生活の抑止力になれる！
- 文章を確認する際に声を出しても問題ない。
在宅勤務のデメリット
- 家にディスプレイがないので、業務の効率が落ちる…かも？！
- 新人教育やOJTのレクチャーが個人的にやりづらいと感じる。在宅時にも何度か行ったことがあるが、やはり人に何かを教えるのは対面が圧倒的にやりやすい。
- 対面でモノを見ながらならすぐに相談できる事でも、物事を伝える工夫が必要になってくる。
- 運動不足になってしまう。
- 可愛いペットに誘惑されて集中が途切れてしまうことがある。
- オンラインMTGだと伝わりづらい事項がある。
- コミュニケーション不足になる。
- 出社メンバーの電話対応の負荷があがってしまう。
以上、SST式在宅勤務の紹介でした。 実際には、在宅勤務が難しい職種や状況もあります。会社は環境や制度を整備し用意して、活用方法は各部署・各自が思考錯誤しながら改善を行なっています。最初からパーフェクトなものは難しくても、できるところからはじめることが大事だと思います。
さいごに記事を読んでいただいたみなさまの在宅勤務・リモートワークにおける活用方法や課題などもシェアできるといいなぁと思います。自社ならではの工夫をされている方はぜひおしえてください〜