リモート勤務でのデメリットを軽減したい！「社内雑談会」のご紹介

雑談会スタートのきっかけ

SSTでは、コロナウイルス感染症の影響で2020年3月ごろから本格的なリモート勤務がスタートしました。
わたしは福岡オフィス所属でしたが、毎日顔を合わせていたメンバーと会えなくなって一年が経過し、全くと言っていいほど雑談がなくなりました。ランチも立ち話もなし。チームの定例MTGはもちろんありましたし、一部のメンバーには業務の相談もしておりました。が、逆に言えば、業務以外の「雑談」と呼べるものは、かなり少ないと感じていました。そこで、なかなか話す機会のないメンバー含め、もっとお互い気軽に話せるといいかも…と考えた結果、おもいきって雑談会を立ち上げることにしたのです。

実施内容等

コンセプト

• 今日も誰かと雑談しよう！

実施時間帯

• 週2日（火曜・木曜）15：30～15：45固定で実施

実施形式

• 1対1　or　3人一組　で設定されたトークテーマをもとに雑談する
  ※毎週2回、1か月でひとりあたり8回程度招待しますが、週1回の参加を目安としています
  ※組み合わせはランダムで毎週事前に通知します（後述）

実施場所

• オンライン（仮想オフィスoViceのMeetingオブジェクトを利用）

参加スタンス

• キャンセルOK（ドタキャンもOK）
• 時間変更OK

その他

• トークテーマの設定はされていますが、そのテーマに沿わない雑談もOKです。
• 気が向いたらSlackの「雑談会」チャンネルで話した内容を共有することもあります。
• 時間の延長ができないよう、あえて雑談会参加者の大部分が出席する別MTGの直前の時間に設定しています （雑談が久しぶりだと時間を忘れて話してしまいがちですｗ）。

運営詳細

運営状況

• 参加者：全メンバーの約4割にあたる22名（2023/08/01時点）
• キャンセル率：3割～5割（個人的な体感として）

実施までの流れ

1. 雑談会に入会する
   • 雑談会への定期参加を希望するメンバーは、Slackの「雑談会」チャンネルにjoinする
   • 運営側は、チャンネルにjoinしたメンバーを、雑談会の予定へカレンダー招待する
2. 直近の雑談会に参加するかを決める
   • 雑談会のメンバーは、雑談会の参加が難しい場合はカレンダーにて予め「欠席」と回答する
   • 運営側は、毎週火曜日の朝までにその週の組み合わせを発表する（その際、欠席者は組み合わせから除く）
3. 雑談する
   • 雑談会のメンバーは、火曜・木曜の該当時間になったら、指定されたメンバーとoViceで雑談する

運営側として気を付けていること

雑談会の開始にあたって、わたしが一番気を付けたいと思っていたことは、

「雑談会に参加することで、さらなるコミュニケーションのストレスを増加させないこと」

でした。

雑談が気晴らしになる人もいれば、雑談でストレスを感じる人もいるかもしれません。
雑談自体は好きだけれど、業務都合などがつかず何度もキャンセルをしなければならないことをストレスに感じる人もいます。
いろいろなメンバーがいて当たり前。
けれど、「たまには誰かと話したい」と思うメンバーがいれば、雑談会はそんなメンバーの選択肢の一つとして存在したいと思っているのです。

そのため、運営ポリシーとして、以下を明言しています。

運営ポリシー

• 気分がのらないときはぜひお休み（キャンセル）して！
• いつでも雑談会のグループから抜けてOK！
• そして、いつでも戻ってきてね！
  

具体的な取り組み

運用ポリシーを実感してもらえるように、以下のようなことを実施しています。

• Slackの「雑談会」チャンネルに参加するのは自由
• チャンネルの退室も自由
• 直前のキャンセルもOK
• 繁忙期に入るタイミングや新年度スタート時に「雑談不要な人は退室推奨」のメッセージを送信
• キャンセルや退室に理由は不要（あえて書かないでと伝えてます）

 

雑談会チャンネルでのクリスマスの案内

現在の状況

雑談会を始めて3年目となりましたが、参加者数は年々増えているわけではありません。
一時は30名（全メンバーの5割以上）を超えるメンバーが参加していましたが、現在は20名強（全メンバーの約4割）。リモート勤務における自身の働き方などが定着し、それぞれ働きやすい形が掴めているためだと想像しています。

実際、「雑談会がある暮らし」が普通になっているメンバーもいれば、忙しいときは参加が難しいということで「繁忙期は抜ける・繁忙期が終わればまた入る」というようなメンバーもいます。また、雑談会に参加していても「毎月1回程度参加する」というメンバーもいれば、「毎度参加したいけど、忙しくてキャンセル続き」というメンバーもいます。

「各々が自分の（今の）気分で参加できる」

そういった気軽さ・気楽さは、元々わたしが目指していたものなので、とてもいい状況のような気がしています。

参加者の感想

参加者からいただいた感想をご紹介します。

雑談会をどんなふうに利用しているか

• 人と話す（オンラインだと雑談が少ないため）／普段話さない人と話す（オンラインだと話す人が偏るため）／社員間交流／人と話すのを単純に楽しむ
• インプットとアウトプット
• 仕事の息抜き

雑談会に参加してよかった点

• 色々な人とコミュニケーションを取れる／部署問わず、話すことが好きなメンバーが集まってる（はず）ので他社員を知るきっかけになる／普段業務で接点のない人と会話できる／その人に関する新たな発見がある
• 雑談会のトークテーマがけっこう深い（個人の価値観が反映されるトークテーマが多いので面白い）／普段あまり話題にしないトークテーマもあり、いい意味で考えされられるし面白い
• 気分転換になる
• インプットとアウトプットになる
• オススメ情報が聞けることも

これまでに設定したトークテーマ例

• 好きなことば・名言
• 海派？山派？
• 無人島に何か一つを持っていけるとしたら？
• お互いの第一印象といま
• おすすめのアプリ
• 週末の過ごし方
• 人生は○○だ！
• 子供の頃の夢は
• 褒められて一番嬉しかったこと
• 最近衝撃を受けたこと
• 宝くじが当たったら何に使う？
• 子どものころの夢
• 人生で大きな決断をするとき、一番大事にしてきたのは？
• 学生時代に入っていた部活
• もしも生まれ変わったら？
• やめたいのにやめられないこと
• 余命1ヶ月、何をする？
• 人生の転機は？
• いま一番の楽しみ　など

最近の新しい取り組み

実は、4月から新しい取り組みを始めました。
それが「ふらっと雑談エリア」です。

雑談会は、気分や業務都合で気軽にキャンセルすることを推奨しています。そのため、雑談したくてもキャンセルが重なってしまい「雑談が恋しくなる」という場合があります。

そんなときは、雑談したいメンバーで集まればいいじゃん！ということで、組み合わせを気にせず自由に参加OKなエリアを作りました。

ふらっと雑談エリア

「キャンセルになったけど、今日は雑談したい気分」そんなメンバーは、ここに集まれ！

• 基本NOルール
• 4人以上でも、聞き専でも、一言だけで退出もあり！
• なんなら雑談会メンバーでなくとも参加OK！

 

ふらっと雑談エリア

 

雑談会の意義

「雑談会は業務上、絶対に必要か？」と言われると、はっきり言って「NO」だと思います。雑談会に参加せずとも普段から周りのメンバーとコミュニケーションを密に取っているメンバーもいますし、雑談せずともきっちり業務を遂行することも可能です。

しかし、日々雑談をすることで、相手のことを少しずつ知ることができたり、信頼関係向上の一助になるかもしれません。ときには、ぐちゃぐちゃした思考の整理ができるかもしれないし、場合によってはストレス発散になるかもしれません。

それらは、結果的に業務相談のハードルを下げたり、「いつも話しているメンバーの力になりたい」「困っていれば声をかけようかな」というような画面の先の相手を心配したり思いやったりすることにつながるのではないかと思うのです。また、そんな関係性のメンバーが増えれば増えるほど、社内は働きやすくなり、組織としても強くなっていく可能性があるとも思っています。

まあ、運営側としては、上記のような効果がないとしても気軽に立ち寄れる喫茶店のような感覚を、メンバーが持ってくれていたらいいなぁと考えてますが…。

さいごに

弊社SSTは基本リモート勤務となりますが、「会うの “も” いいよ」をコンセプトに東京本社の移転をしたり、新メンバーの受け入れ時にも全メンバーと何らかの接点を持てるよう様々な工夫をしたりしています。
新たに迎える方はもちろん、メンバー全員が安心してメンバーとコミュニケーションをとれる場のひとつとして、「雑談会」も改善を重ねながら継続していきたいと思います。